MENANGANI PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas pimpinan adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Beberapa tugas yang harus dilakukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan sebagai berikut :

1.   Perencanaan awal, meliputi ketahuilah tujuan, jenis perjalanan dinas dan lamanya perjalanan

2.  Persiapan dokumen, ada dua jenis dokumen yang diperlukan oleh pimpinan yaitu dokumen internal contoh surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas ( SPPD ) dan juga dokumen eksternal, contoh KTP, paspor, fiskal, visa, dll

3.  Penyusunan perjalanan dinas ( Itenary ),

4.  Mengatur transportasi, yang diatur adalah transportasi keberangkatan, kepulangan dan transportasi lokal pada saat melakukan perjalanan dinas

5.  Mengatur akomodasi, mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tempat penginapan, yang diatur adalah hotel tempat menginap.

6.  Perencanaan keuangan, mengatur secara terperinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan.

Itenary adalah Daftar perjalanan yang memuat agenda yang akan dilakukan oleh pimpinan. Kegunaan lain itenary adalah sebagai agenda kunjungan tamu, alat pengingat dan sebagai bahan rujukan.

Hal - hal yang dilakukan sekretaris pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas :

1.     Memastikan pimpinan tidak menghadapi masalah atau kendala dalam melakukan perjalanan dinas, contohnya masalah transportasi, masalah administrasi atau dokumen yang tertinggal.

2.   Memastikan bahwa itenary yang telah disusun tidak ada perubahan dan apabila ada perubahan sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Jadwal kegiatan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas, sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan dinas, satu untuk pimpinan, wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan untuk sekretaris.

3.   Menangani surat masuk. Apabila pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas maka surat masuk diberikan kepada pejabat pengganti, bila perlu berikan salinan surat tersebut kepada pimpinan, surat dilaporkan kepada pimpinan dan surat dibiarkan menunggu sampai pimpinan kembali ( jika surat hanya bisa ditangani oleh pimpinan dan tidak bisa ditangani oleh pejabat pengganti )

Sumber : kk_dee

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas     

         Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

 tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

1. Perjalanan dinas lewat darat

         Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.  Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.

          a. Perjalanan dinas dengan mobil

1)   Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2)   Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3)   Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang     harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5)   Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

      6)   Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b.   Perjalanan dinas dengan kereta api

1)   Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2)   Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3)   Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4)   Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

      rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6)   Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

  2.   Perjalanan dinas lewat laut

  Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2)   Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3)   Dapatkan tiket kapal

4)   Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5)   Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6)   Dapatkan mata uang asing, travellers

7)   Siapkan rencana perjalanan

3.   Perjalanan dinas lewat udara.

      Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis.

 Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama.  Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2)   Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3)   Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4)   Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5)   Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6)   Siapkan rencana perjalan

Sumber : SEA DRAGON