Latar Belakang Sekretaris Zaman Dahulu
Dalam masyarakat Yunani-Romawi purba, ada berbagai macam sekretaris. Ada pria-pria yang menjadi sekretaris negara—pegawai negeri yang bekerja di kantor kanselir. Ada juga sekretaris publik yang menawarkan jasanya kepada warga kota di pasar. Sekretaris pribadi (sering kali adalah para budak) dipekerjakan oleh orang-orang kaya. Kemudian, ada juga teman-teman yang dengan sukarela senang menuliskan surat bagi orang-orang lain. Menurut sarjana E. Randolph Richards, keterampilan sekretaris tidak resmi ini "berkisar dari yang memiliki kemampuan minimal dalam bidang bahasa dan/atau tata cara penulisan, hingga yang paling mahir sehingga dapat dengan cepat menghasilkan surat yang akurat, tepat, serta apik".
Siapakah yang biasanya menggunakan jasa sekretaris? Pertama, orang-orang yang tidak tahu cara membaca dan menulis. Banyak kontrak dan surat bisnis di zaman purba dilengkapi dengan pernyataan sang sekretaris bahwa ia menulis dokumen tersebut dikarenakan ketidaksanggupan orang yang mempercayakan pekerjaan itu kepadanya. Alasan kedua untuk mempekerjakan seorang sekretaris digambarkan oleh sebuah surat kunoo dari Thebes, Mesir. Ditulis untuk seseorang dengan nama Asklepiades, di bagian penutupnya dikatakan, "Eumeleus, putra Herma, telah menulis bagi dia . . . karena ia agak lambat dalam menulis".
Namun, mengetahui cara membaca dan menulis tampaknya bukan merupakan faktor penentu dalam menggunakan jasa sekretaris. Menurut komentator Alkitab bernama John L. McKenzie, "kemungkinan bukan semata-mata agar mudah dibaca, tetapi sebaliknya menyangkut keindahan, atau setidak-tidaknya demi kerapian" yang menyebabkan orang-orang menggunakan jasa seorang sekretaris. Bahkan bagi kaum terpelajar, menulis merupakan hal yang melelahkan, khususnya bila naskahnya panjang dan terperinci. Sarjana J. A. Eschlimann mengatakan bahwa siapa saja yang dapat menggunakan sekretaris "dengan senang hati menghindari pekerjaan yang tidak menyenangkan ini, mempercayakannya ke tnagan budak-budak, para penulis profesional". Lagi pula, mudah untuk memaklumi mengapa orang-orang tidak begitu suka menulis sendiri bila kita mempertimbangkan alat-alat tulis dan kondisi kerjanya.
Bahan untuk menulis yang umum digunakan di abad pertama Masehi adalah papirus. Lembaran-lembaran tipis dihasilkan dari tanaman ini dengan memotong bagian tengah batang yang seperti spons secara vertikal. Lapisan berupa lembaran dibentangkan. Lapisan berikutnya diletakkan di sudut-sudut kanan lapisan yang pertama. Kedua lapisan itu disatukan dengan tekanan, jadilah sehelai "kertas".
Tidaklah mudah untuk menulis di permukaan papirus. Permukaannya kasar dan berserat. Menurut sarjana Angelo Penna, "serat yang seperti spons pada papirus berpengaruh pada penyebaran tinta, khususnya sepankjang celah-celah kecil yang tertinggal di antara lembaran-lembaran tipis". Sekretaris kemungkinan bekerja sambil duduk bersila di lantai dan memegang dengan satu tangan helai kertas yang dialasi papan. Jika ia tidak berpengalaman atau bahan yang dipakai berkualitas jelek, kalam, atau batang pena, dapat melukai papirus, akibatnya helai kertas bisa sobek, atau tulisan menjadi sulit untuk dibaca.
Tinta terbuat dari campuran jelaga dan getah. Karena dijual dalam bentuk batangan, tinta harus diencerkan dengan air dalam mangkuk tinta sebelum dapat digunakan untuk menulis. Di antara alat-alat yang kemungkinan digunakan oleh seorang sekretaris seperti Tertius adalah pisau untuk menajamkan batang pena dan spons yang lembap untuk menghapus kesalahan. Setiap huruf harus ditulis dengan hati-hati. Itulah sebabnya, penulisan berjalan dengan lambat karena kesulitan tertentu.
Sumber (TERTIUS)
Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :
“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”
Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.
Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
B. Peranan dan Tugas Sekretaris
Peranan Sekretaris
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.
SUMBER (WIHARSONO’S BLOG)
